1С:Документооборот

ПО «Документооборот 8» от фирмы 1С имеет богатый функционал. Делопроизводители в этой программе могут полноценно работать с договорами, вести деловую переписку, управлять процессами и вести совместную работу.

Работа с договорами

1С:Документооборот рекомендуется использовать при подготовке, разработке, составлении договорных обязательств. Установка данного ПО способствует не только оперативной и грамотной разработке договора, но и сопутствующей, сопроводительной документации. При этом используются действующие шаблоны, что в значительной степени сокращает время подготовки договоров. Программа также позволяет отслеживать динамику исполнения обязательств контрагентами, контролировать ход их исполнения и полноту предоставления сопроводительной документации.

Управление документопотоком

Функционал ПО позволяет для фирм, производственных, непроизводственных структур:

• оформлять бумаги в полном соответствии с требованиями действующих корпоративных стандартов, используя при этом набор шаблонов с соответствующими бланками и реквизитами;
• отслеживать новые версии, внесенные изменения любого обрабатываемого документа;
• проверять качество подготовки и нахождения документов, выполненных в бумажной версии:
• качественно сканировать текстовую и графическую информацию;
• направлять экземпляры для согласования, утверждения, выполнения, ознакомления;
• оперативно реагировать в удобном режиме на состояние исполнительской дисциплины работников.

Эффективность процессуального управления

«Документооборот 8» от 1С – это современный вариант регламентации деятельности с использованием как шаблонных (типовых), так и уникальных разработок. При этом создается жесткая маршрутизация документопотока, запускаются процессы по деловым событиям, касающихся деятельности конкретной компании. Кроме того, выполняются действия:

• отслеживается иерархия процессов, они собираются в целостные цепочки;
• выстраивается необходимая, оптимальная последовательность выполнения работ;
• производится оценка степени рабочей эффективности персонала с использованием массива показателей, среди которых то, как выполняются сроки и успешность исполнения, каково число переносов и пересмотров сроков, какие результаты проведенных согласований и другие показатели.

Встроенный функционал – почтовый клиент

В софт 1С:Документооборот встроен почтовый клиент, поэтому вы сможете вести деловую переписку, не переключаясь на другие программы. При этом есть возможность пользоваться несколькими почтовыми ящиками. Можно ставить задачи и поручения из электронной почты, включать данные, полученные по переписке в информацию обрабатываемого документа, прикреплять к задачам письма. Из системы любой экземпляр отправляется моментально, в один клик.

Особенности учета и планирования рабочего время

Программа позволяет выполнить функции:

• анализировать затраты рабочего времени персонала, которые расходуются на оформление бумаг или на выполнение поручений;
• учитывать временные затраты на разработку конкретного проекта или его отдельных разделов;
• планировать загрузку работников определенными задачами, используя встроенный календарь в разных временных режимах (день, неделя, месяц, год).

Обеспечение проектного учета и контроля исполнения

Программный продукт позволяет выполнять документационное сопровождение деловой активности по проектированию и отслеживанию переписки по создаваемому или исполняемому проекту, контактируя при этом с другими сотрудниками, которые принимают участие в обеспечении жизненного цикла проекта. Воспользовавшись аналитикой, формируемой ПО, появляется возможность осуществлять надзор, насколько успешно ведется работа над документацией.

Инструменты для рациональной организации совместной работы

Используя «1С:Документооборот 8 ПРОФ» можно осуществлять организационные действия:

• бронировать помещения и своевременно оповещать персонал о том, где и когда будет проводиться совещание;
• в автоматическом режиме проверять степень загруженности участников, сверяя данные в личных календарях, для подбора оптимального и удобного времени для проведения совещаний;
• контролировать исполнение пунктов, указанных в протоколах;
• анализировать, насколько успешно проводятся мероприятия, изучая отчеты.