Для кого ЭДО с 2022 года станет обязательным?

Постановлением Правительства РФ от 31 декабря 2020 года № 2464, «обязанность по предоставлению в информационную систему мониторинга информации, передаваемой в составе универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД), исполняется участником оборота товаров путем направления таких документов оператору электронного документооборота на основании заключенного между ними договора».

В постановлении утверждён перечень маркированных товаров, для которых с 2022 года ЭДО становится обязательным.

5 категорий маркируемых товаров, передача УПД и УКД по которым должна проходить через операторов ЭДО:

• обувь,
• одежда,
• шины,
• парфюмерия,
• фототехника.

Почему государство решило переводить маркировку на ЭДО?

По заключению Центра развития перспективных технологий (ЦРПТ), являющегося оператором системы «Честный знак», маркировка по указанным выше группам товаров была запущена в срок и без сбоев. Как следствие хорошего старта проекта, государством было приняло решение о прекращении возможности прямой передачи данных в систему и переходе на целевой метод обмена данными - с помощью операторского ЭДО.

20-25% документов передавались по ЭДО в систему маркировки при продаже обуви в первой половине 2021 года.

74% документов передавались по ЭДО в систему маркировки в целом по всем маркируемым товарам в первой половине 2021 года.

В чем преимущества перехода на ЭДО при маркировке:

• экономия денег: за счет отказа от работы с бумажным документооборотом. Затраты на операторский ЭДО ниже затрат на бумажный документооборот,
• экономия времени: за счет отказа от проведения процедуры передачи документации, подтверждающей переход права собственности в систему маркировки «Честный знак». Из ЭДО информация уходит в «Честный знак» автоматически.

Справедливости ради нужно отметить, что государство пытается смягчить отказ от прямой работы с «Честным знаком». Центром развития перспективных технологий был разработан сервис «ЭДО Лайт», через который возможно передавать данные бесплатно и который доступен в личном кабинете системы маркировки. Однако у этого сервиса электронного документооборота есть одно ограничение – он локален, то есть поддерживает только функцию обмена между контрагентами УПД и УКД по маркированным товарам. Другие возможности ЭДО этот сервис не предоставляет.

Исключение из нового правила.

Передавать прямые сообщения в систему маркировки с 1 января 2022 года можно будет только в одном случае - если маркированный товар выводится из оборота. При продаже конечному потребителю маркируемого товара продавец может, как и прежде, подать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота. Если же конечный покупатель работает с оператором ЭДО, продавец может выбирать: выставить электронный УПД на вывод из оборота или направить прямое сообщение в «Честный знак».

Как работать с маркируемой первичкой в ЭДО.

• Сторона, передающая право собственности маркируемого товара, формирует УПД, в которое вносит в том числе коды маркировки. В УПД могут быть указаны как коды товаров одной товарной группы, так и несколько кодов, принадлежащих разным товарным группам
• Далее отправитель товара подписывает УПД электронной подписью и направляет через ЭДО документ покупателю. Сделать это нужно оперативно: на отправку дается три дня с даты отгрузки, если речь идет о передаче конечному потребителю, то отправка УПД должна состояться не позже дня передачи товара.
• Далее получатель сканирует маркируемый товар и сверяет коды с указанными в УПД, переданном по ЭДО. Если документ не содержит ошибок, получатель подписывает его. После подписания УПД контрагентом, оператор ЭДО информирует систему маркировки о факте сделки.
• Если же при приемке в УПД обнаруживаются ошибки, то получатель запрашивает уточнение. В ответ на уточнение отправитель должен отправить корректировочный документ или дополненный УПД. В случае, если в уточненном универсальном передаточном или корректировочном документе все верно, получатель его подписывает и данные «автоматом» через ЭДО уходят в «Честный знак». Если ошибка обнаруживается повторно – документ вновь возвращается отправителю. Подписывается УПД только в случае отсутствия неточностей.
• Не лишним будет убедиться, что обработка документов в системе завершилась. До этого момента право собственности на маркируемый товар остается у продавца. Следовательно, покупатель до момента завершения регистрации сделки в системе не имеет право реализовать его.

Как перейти на ЭДО, чтобы остаться в правовом поле?

Шаг первый. Выбор оператора ЭДО. При выборе оператора нужно отталкиваться от целей и задач, которые стоят перед бизнесом. Локальную задачу по передаче УПД маркируемых товаров государство предлагает решить с помощью сервиса ЭДО Лайт. Решение базируется на госплатформе, срок его жизни и все другие «правила игры» на нем в руках государства. Однако компании вправе выбрать оператора ЭДО самостоятельно. Важное условие – оператор ЭДО должен участвовать в работе с системой маркировки. При выборе эксперты советуют исходить из того, сможет ли предлагаемая оператором система ЭДО помочь вам закрыть множество задач и в итоге увеличить доходность бизнеса.

Шаг второй. Заключение договора с оператором ЭДО. Отношения с оператором ЭДО должны быть оформлены официально.

Шаг третий. Получение электронной подписи. Важно помнить, что для работы в ЭДО с «Честным знаком» потребуется УКЭП – усиленную квалифицированную электронную подпись.

Шаг четвертый. Убедитесь, что ваши контрагенты подключены к ЭДО. Если они пока этого не сделали, вы можете предложить им решение своего оператора ЭДО. Работа в одной системе упростит взаимодействие. Однако, если системы разные, это не является препятствием для совместной работы, так как существует такое явление, как операторский роуминг. Чтобы настроить роуминг данных, нужно подать заявку своему оператору ЭДО.

Шаг пятый. Заранее убедитесь, что система заработала. Протестируйте процесс накануне, чтобы к моменту обязательной передачи данных через операторский ЭДО у вас были закрыты все технические вопросы, а сотрудники точно знали, как работать по-новому.